5 dicas de como melhorar a comunicação interna da empresa

Uma boa comunicação interna fará toda a diferença nos resultados obtidos pela sua empresa. Times mais conectados compartilham informações de melhor forma e conseguem alinhar seus esforços para conquistar objetivos de longo prazo para uma organização.

Por outro lado, empreendimentos nos quais a comunicação interna deixa a desejar podem acabar com problemas em questões tão simples quanto a distribuição de tarefas. Confira algumas estratégias que podem ser implementadas na sua companhia imediatamente e que vão ajudá-lo a integrar suas equipes.

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1. Designe um setor para comunicação interna

É menos complicado lidar com a comunicação interna e melhorá-la quando você dedica uma equipe para isso. Ela pode se transformar em uma tarefa do departamento de Gestão de Pessoas, que conhece cada um dos colaboradores da organização e tem seus contatos. Caso não conte com uma equipe dedicada ou caso seja um setor pequeno demais para cuidar dessa tarefa, designe outros profissionais para realizá-la.

Uma boa ideia é incluir, pelo menos, um membro de cada departamento do negócio no “setor de comunicação interna”. Ele poderá explicar para os demais como as pessoas de sua equipe trabalham e que tipo de ferramentas melhor se encaixariam nessa rotina.

Seus vendedores, que costumam trabalhar em campo mais do que outros profissionais, podem sugerir recursos mobile para que se mantenham conectados à equipe, por exemplo.

2. Adote uma ferramenta de mensagens instantâneas

Ferramentas de mensagens instantâneas podem economizar muito tempo que, antes, seria gasto convocando e realizando reuniões. Algumas delas, como o Slack, podem ser organizadas em grupos de conversa, separando os membros que participam de cada etapa de um projeto dos demais. Assim, as notificações não distraem os demais membros da equipe, que precisam estar concentrados em suas próprias tarefas.

Uma mensagem é muito mais fácil de se enviar que um e-mail, que segue uma estrutura formal e engessada. Ela funciona bem para resolver pequenas dúvidas e alinhar os profissionais em torno de uma demanda, sem que eles precisem parar tudo que estão fazendo para isso.

3. Conecte as agendas da equipe para circular informação

É muito difícil se comunicar quando você não sabe se o interlocutor está disponível. Felizmente, temos muitas ferramentas por aí que servem exatamente a esse propósito. O Google Calendar, por exemplo.

Quando as agendas dos profissionais estão disponíveis na internet e os demais membros da organização podem consultá-las, as conversas que realmente demandam reuniões são agendadas no tempo certo para beneficiar todos os envolvidos. Se a sua empresa não utiliza as soluções do Google, pode obter o mesmo resultado com uma pasta no servidor, que deixa visível a agenda de cada profissional, como no Outlook.

4. Use software na gestão de projetos

A tecnologia é uma grande parceira para empresas que querem obter melhores resultados em comunicação interna. Integrar aos processos um software de gestão de projetos vai conectar os tomadores de decisão e os colaboradores, reduzir o tempo e os recursos necessários para a execução de uma tarefa e organizar melhor o que precisa ser feito para que um projeto seja concluído.

Softwares, como o Asana, permitem que se distribuam tarefas para equipes ou profissionais específicos, condensando todas as informações e arquivos já desenvolvidos pelo time e movendo o projeto para as próximas etapas. Outras ferramentas, como o Trello e o Runrun.it, têm papel semelhante, sendo baseadas em metodologias diferentes. Faça um período de testes com elas e veja qual se adapta melhor à maneira como o seu negócio funciona.

5. Crie um diálogo aberto com os colaboradores

Com todos esses recursos para abrir espaço para a conversação, cabe aos gestores entender o seu papel nesses diálogos. Eles precisam investir em aspectos da liderança fundamentais para que as ferramentas que utilizam tragam resultados.

Estamos falando de aprender a ouvir. Mesmo com um monte de canais disponíveis, se uma equipe percebe que as suas ideias não provocam nenhuma mudança dentro da organização, ela tende a parar de colaborar.

Faça uma planilha com as sugestões que recebe, avalie a qualidade delas e veja o que pode ser implementado dentro da empresa — ou utilize um app personalizado para isso. Dê crédito aos colaboradores que apresentaram essas ideias e mostre para eles que são valorizados dentro da empresa.

Colocando essas dicas em prática, a sua empresa conquistará uma comunicação interna melhor. Gostou do que viu aqui? Conecte-se a nós nas redes sociais e continue acompanhando o melhor do nosso conteúdo! Temos perfis no Facebook e no LinkedIn.

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